W firmowym życiu często spotykamy się z intensywnym wykorzystywaniem skoroszytów Excel. Pracownicy wypełniając ankiety, sporządzając raporty wypełniają własne skoroszyty, które są dalej przesyłane do innych pracowników: managerów, kierowników itp.
Osoba otrzymująca dane w takiej postaci z jednej strony uzyskuje informacje dobrze ułożone, sformatowane, z drugiejstrony, informacje są jednak dość rozbite, ponieważ są rozrzucone między wiele mniejszych plików. Chociaż Excel posiada własne funkcje scalające dane z wielu skoroszytów (konsolidacja arkuszy), to nie ma co liczyć na to, że rozwiążą one w automatyczny sposób kwestię pojawiania się nowych skoroszytów Excel.
Poniżej znajdziesz opis programu, który może pomóc w rozwiązaniu tego problemu. Merge Excel Data (Scalanie danych Excel) to program, który przegląda wskazany katalog w poszukiwaniu plików Excel. Następnie otwiera każdy z tych skoroszytów i przepisuje zawartość wybranych komórek do jednego skoroszytu zbiorczego.
Powyżej zaprezentowane jest okno programu. Oto znaczenie jego opcji:
- Wybierz katalog z plikami źródłowymi – tutaj należy wskazać lokalizację katalogu, wktórym umieszczane są skoroszyty Excel do połączenia w jeden skoroszyt zbiorczy.
- Plik docelowy – tu podaj ścieżkę do pliku skoroszytu zbirczego, który będzie zawierał scalone dane
- Nadpisz jeżeli istnieje – zaznaczenie tej opcji powoduje, że jeżeli w momencie rozpoczęcia pracy programu istnieje plik skoroszytu zbiorczego to zostanie on skasowany i zastąpiony nowym.
Zaznacz tę opcję, jeżeli nowe dane ciągle napływają do katalogu źródłowego, a ciebie interesuje jedynie posiadanie danych zbiorczych, scalonych w oparciu o pliki aktualnie znajdujące się w katalogu źródłowym.
Odznacz tę opcję, jeżeli przetwarzanie odbywa się etapowo, np. scaliłeś dane znajdujace się w katalogu, po czym usunąłeś zawartość katalogu. Za jakiś czas do katalogu wgrywasz nowe pliki, które chciałbyś dołączyć do już istniejącego pliku ze scalonymi w poprzednim kroku danymi - Otwórz docelowy skoroszyt po zakończeniu – zaznaczenie opcji spowoduje, że po zakończeniu scalania skoroszyt Excel zostanie otwarty i użytkownik może zapoznać się z wynikami scalnia od razu.
Poniżej znajduje się lista opcji definiujących w jaki sposób kopiować dane ze skoroszytów źródłowych do skoroszytu zbiorczego.
Załóżmy, że mamy szereg plików, z których każdy na arkuszu 'Arkusz1′ ma dane w postaci, jak na poniższej ilustracji:
My zaś chcielibyśmy aby, po scaleniu skoroszytów dane zostały zebrane w następujący sposób:
Przyglądając się bliżej temu przykładowi, chcemy kopiować dane z każdego akrusza:
- z komórki B1 do kolumny B
- z komórki B2 do kolumny C
- z komórki B3 do kolumny D
Dlatego też w definicji kopiowania danych należy zapisać to w sposób następujący (linijki 2-4):
Przyjrzyj się linijce 2: ze źródłowego skoroszytu z arkusza Arkusz1 z komórki B1 skopiuj dane do docelowego skoroszytu do arkusza Lista do komórki B1. (Prawdę mówiąc w komórce B1 znajdzie się tytuł takiej kolumny, czyli napis Imię, a dopiero poniżej na zasadzie jeden wiersz na jeden plik, będą umieszczane imiona).
Podobnie linijka 3: z arkusza 'Arkusz1′ skopiuj dane z komórki B2 do skoroszytu zbiorczego do arkusza Lista do komórki C1 (właściwie w C1 zostanie umieszczony tytuł kolumny, a poniżej na zasadzie jeden plik jeden wiersz, zostanie skopiowane nazwisko).
Defininicja zawiera dwa dodatkowe wpisy:
- {NR} – nadaje każdemu importowanemu plikowi Excel numer kolejny. Może to być przydatne, jeżeli dalej planujesz powiązanie danych umieszcanych na różnych arkuszach np za pomocą WYSZUKAJ.PIONOWO
- {PLIK} – pozwala zdefiniować w zbiorczym skoroszycie hiperłącze do pliku źródłowego. Dzięki temu, jeżeli analizując dane w skoroszycie zbiorczym trzeba by było jenak zajrzeć do skoroszytu źródłowego, to wystarczy kliknąć na komórce zawierającej ścieżkę do tego skoroszytu i zaraz zostanie on otwarty w Excelu
Scalanie można uruchomić klikając 
Zdefiniowany sposób łączenia danych można zapisać do ponownego wykorzystania klikając polecenie zapisz 
Uruchamianie scalania może się obywać również poprzez kliknięcie pliku zawierającego zapisaną definicję. Po kliknięciu ikonki rozpocznie się scalanie danych w oparciu o zapisaną w pliku definicję:
Pamiętaj jednak, że jeżeli w definicji zaznaczyłeś, że plik docelowy ma być usunięty, to uruchomienie programu w trybie wsadowym spowoduje zamianę zawartości tego pliku.
Program do pobrania: http://www.mobilo24.eu/mergeexceldata/
